Um estudo sobre a MP Nº 881: Os impactos na Arquivologia

Esse artigo foi feito em colaboração com a minha amiga Giovana Caroline, ele tem como a intenção analisar as novas politicas publicas no âmbito da Arquivologia

Introdução 

No ano de 2019  o presidente em cumprimento de mandato Jair Messias Bolsonaro, formulou a Medida Provisória (MP) N°881,de 30 de abril de 2019, onde apresenta várias medidas com o objetivo de implantar um formato de economia liberal no país.

 Entre essas medidas está a alteração da Lei n°12.682, de 9 julho de 2012, alteração essa que permite o descarte de documentos físicos oriundos de atividades exercidas por instituições privadas, logo após a digitalização dos mesmos, feita segundo o regulamento estabelecido. Mas os documentos de guarda permanente, ou seja, de valor histórico devem ser preservados.

Este trabalho surge com o propósito de elencar os pontos positivos e negativos que essa medida possa vir a causar no processo de autenticidade dos documentos e na gestão dos arquivos.

Autenticidade dos documentos no ambiente físico e digital 

Após a formulação dessas medidas que autorizam o descarte dos documentos pertencentes a organizações de iniciativa privada logo depois de sua digitalização, salvo os de valor histórico e os de instituições públicas, surge a discussão da confiabilidade no processo de guarda e autenticidade desses documentos.

É necessário pontuar que os documentos levados em conta nessa discussão, são os documentos arquivísticos que podem ser definidos como “Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.” (CONARQ, 2014, p. 30). Ou seja, são os documentos gerados no exercer das atividades da instituição.

A diplomática é a disciplina qual se volta para a autenticidade dos documentos analisando sua estrutura como a forma na qual foi produzido, conforme define Bellotto “[...] o objeto da Diplomática é a estrutura formal do documento. O documento deve conter a mesma construção semântica de discurso para a mesma problemática jurídica.”(BELLOTTO, 2002, p. 7). Ou seja, os documentos produzidos seguindo os padrões estabelecidos conforme cada espécie documental.

Além disso, reitere-se que o documento diplomático é aquele que é “testemunho escrito de natureza jurídica, redigido com observância a certas formas estabelecidas que se destinam a dar lhe força probatória”. Desse modo, ele terá sua construção semântica obrigatória, na qual cabem dados fixos, que ocorrerão em todos os documentos que utilizaram como veículo a mesma espécie documental e os dados variáveis, próprios de cada documento-indivíduo da mesma espécie documental. (BELLOTTO, 2002, p.7).

Apresentados esses conceitos percebe-se o padrão necessário para a autenticidade dos documentos físicos, como o formato no qual foi elaborado, com padrões estabelecidos para cada espécie documental, além das assinaturas, carimbos entre outros que auxiliam na validação.

Passados as características nesse aspecto dos documentos físicos, entra se então nos documentos arquivísticos digitais que podem ser definidos como “Documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico.” (CONARQ, 2014, p. 18). 

Segundo Silva (2016),

o documento arquivístico digital apresenta informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. (SILVA, 2016, p. 22).

A autenticidade dos mesmos então irá se dar através de assinatura digital que segundo define o Conselho Nacional de Arquivos é 

é resultado de um cálculo matemático que envolve a cadeia de bits do documento e a chave da assinatura digital. Se a cadeia de bits for alterada, por motivo de corrompimento, adulteração ou conversão, a assinatura não corresponderá mais a essa nova cadeia de bits e não poderá mais garantir a autenticidade do documento. (CONARQ, 2012, p. 9).

Apresentados então os processos de autenticidade dos dois suportes, deve-se apresentar os pontos positivos e negativos de cada um.

O suporte físico, ou seja, o papel tem entre seus pontos positivos a sua durabilidade, quando preservado em ambientes adequados. Além disso se ressalta a dificuldade de adulteração nas informações ali contidas. 

Os seus pontos negativos se dão pelo espaço, para guardá-los é necessário infraestrutura adequada, que vai do espaço disponível para a disposição das estantes até a ambientação desse local, como a umidade uma inimiga para a preservação do papel.

Já os documentos digitais causam desconfiança pelas tecnologias serem muito inconstantes, por exemplo, um documento hoje em formato PDF, pode perder sua autenticidade se esse formato cair em desuso, pois sua assinatura digital irá mudar. 

Os pontos positivos podem surgir da economia do espaço físico e da facilidade com que as informações podem acessadas, por exemplo, um documento armazenado em um determinado sistema pode ser encontrado através de uma simples pesquisa.

Porém sempre irá acabar se deparando com Autenticidade digital, que atualmente está avançando consideravelmente, entretanto pela questão da tecnologia ser demasiada volátil se acabará por caindo em um “beco sem saída”, com explica o Profº Anselmo Nunes da Costa

“Não há como sabermos quem seria o original e a cópia de um     documento eletrônico. E ai?! Já abordamos a característica "volátil" do documento eletrônico, haja vista a ampla possibilidade de sofrer alterações sem que as comprove bem como a identificação do fraudador, até porque a própria autoria do documento em si, caso ele - o autor - preferir ser omisso, o fará sem que sofra represália. Ora, é sabido que ainda não existem sistemas eletrônicos intransponíveis aos chamados "hackers", há pouco um deles invadiu os computadores do FBI, nos EUA, e são constantes as reclamações nos vários Procons do Brasil de correntistas de bancos que vêem, de um dia para outro, seu dinheiro subtraído de suas contas. Há falhas, não há duvida. Contudo, elas – as falhas - deveriam estimular ainda mais o processo de regulamentação da assinatura eletrônica.” (COSTA, 2007). 

Considerando que isso foi escrito em 2007, pode se dizer que as coisas mudaram consideravelmente de lá para cá, ainda mais no quesito tecnologia. Isso inclui a autenticidade digital, atualmente existe uma tecnologia que se chama Blockchain, que acabou sendo vinculada a moeda virtual bitcoin, pois ela apresenta um sistema de segurança com aporte o suficiente para substituir o dinheiro real e até mesmo o Estado. 

Blockchain e a Autenticidade digital  

O Blockchain, basicamente é uma rede descentralizada que se interliga por vários computadores até chegar a um ponto final ou seja um rede peer to peer, sendo que as operações ocorrem a partir do consenso de todos. Para uma melhor exemplificação o artigo Desmistificando Blockchain: Conceitos e Aplicações de Paulo Henrique Alves, Rodrigo Laigner, Rafael Nasser, Gustavo Robichez, Hélio Lopes e Marcos Kalinowski de 2018 explica que “Blockchain é uma tecnologia que faz uso de uma arquitetura distribuída e descentralizada para registrar transações de maneira que um registro não possa ser alterado retroativamente, tornando este registro imutável.” 

Considerando a explicação deles que o registo se torna imutável, pode se aferir que é um prato cheio para autenticidade, já que acaba abrindo um leque de “n” possibilidades. 

A partir de 2015 surgiu uma plataforma chamada OriginalMy que se baseia na autenticação a partir do Blockchain, a primeira no Brasil desse segmento, o processo para autenticação é bem simples só é necessário o aplicativo dele e o seu documento digitalizado. A partir disso o aplicativo gerará um pin, e doze palavras mais um o código HASH com o certificado que certifica que você é dono daquele documento. Para que isso ocorra é necessário que você crie uma Identidade no Blockchain que irá vincular seus certificados a sua identidade. Todo o processo pode parecer longo mas possível ser feito com apenas alguns cliques, e o melhor do conforto de sua casa ou em um dia corrido no seu escritório. Porém há um problema em todo esse processo. Veja bem o Blockchain irá salvar seu certificado e não seus documentos. 

A MP Nº 881, de 30 de abril, de 2019 no seu Art. 11 no parágrafo 1 diz  o seguinte para melhor esclarecimento “Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.”(Brasil, 2019). Ou seja após a digitalização de um determinado documento você poderá eliminar o original e usar apenas o digital, claro para ele ter sua validade jurídica tem que ter um certificado digital como o Art. 11 no parágrafo 5 “Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá código de autenticação verificável.” (NR)”(Brasil, 2019).

O problema é o seguinte, imagine que você fez todo o processo de autenticação digital nos documentos de sua empresa e que deu um total de 5000 documentos das mais variadas espécies e tipos documentais. E amparado pela MP Nº 881, você decidiu por destruir todos os documentos. Mas por conta  uma pane no servidor da sua empresa todos os documentos dela forem apagados e você se esqueceu de fazer um backup ou mandá-los para um servidor na Nuvem. Como você irá recuperá-los sendo que o Blockchain apenas salva o certificado digital e não os documentos, talvez esse seja uma das maiores falhas da MP, não que seja culpa dela, a tecnologia apesar ser algo altamente cômodo, ela não se mantém por muito tempo, sua liquidez torna ela algo frágil que não se pode contar para sempre.  Um dos grandes defeito dessa MP é que ela talvez não tenha pensado nessa questão, mas é aquilo quem não avança fica para trás e se o Brasil quer prosperar nos dias atuais terá que se atualizar e se torna o menos burocrático possível. 

Por fim se enxerga que a tecnologia que ajudará com os certificados digitais está aí, e por incrível que pareça já dura há 10 anos, o que se tratando de tecnologia é muito tempo. Com o passar dos anos o Blockchain irá se fortalecer cada vez mais ao que aparente e talvez em um futuro não tão distante ela pode até mesmo substituir a indústria dos cartórios, até lá só resta aguardar. 

Preservação digital

Conforme descrito acima os Blockchain salvam apenas a assinatura digital e não os documentos em si, surge a partir daí então a discussão acerca da preservação dos documentos.

Segundo define o CONARQ (2007) “As técnicas de preservação tem que ser capazes de apresentar a forma original do documento e suas funcionalidades”, ou seja, é necessário que exista um sistema capaz de manter o documento de forma integra.

Uma das recomendações feitas pelo próprio CONARQ, é que haja a atualização do suporte no momento em que ele está se tornando obsoleto, evitando que se perca os registros com o desaparecimento do suporte.

Influência da digitalização dos documentos na gestão dos arquivos

Com a digitalização dos documentos surge também a preocupação com a gestão desses no ambiente digital, o que muda em comparação a gestão feita nos arquivos físicos.

Alguns autores defendem que não há muita diferença de gestão de um suporte para o outro, e que a base da gestão mesmo no ambiente digital continua sendo os planos de classificação e as tabelas de temporalidade.

Os planos de classificação conforme define o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística são 

Esquema de distribuição de documentos em documentos classes, de classes acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo  por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 132).

A elaboração desse plano de classificação irá auxiliar na criação da tabela de temporalidade,pois 

Na avaliação, cada um dos últimos níveis de classificação, que representa um conjunto de documentos acumulados em decorrência da realização de uma dada atividade/ação, é analisado quanto aos usos primários (vinculados aos objetivos de sua criação) e potenciais usos secundários (de pesquisa). Essa análise permite a definição de prazos de guarda em cada uma das fases do ciclo vital dos documentos, bem como a destinação para a fase permanente ou eliminação. (SANTOS, 2012, p. 6).

Sendo assim, a tabela de temporalidade consistirá na definição do tempo de vida dos documentos em cada fase do ciclo de vida dos documentos:corrente, intermediário e permanente.

Então para ocorrer a gestão dos documentos digitais se deve aplicar esses instrumentos no ambiente digital, conforme descreve Silva (2016), a gestão dos documentos nesses dois suportes não são diferentes, apenas derivadas.

Conforme define o CONARQ é necessário que se crie um sistema capaz de gerenciar o documento digital desde sua formação até seu destino final. Dado isso,se pressupõe então que um sistema como esse conseguiria auxiliar o arquivista na gestão, pois assim seria possível para o profissional do arquivo acompanhar toda a vida do documento impedindo que após a sua digitalização, levando em conta documentos que foram digitalizados, o documento fique esquecido no sistema qual foi armazenado. E nos documentos que já foram produzidos digitalmente consigam ser acompanhados como os de suporte físico.

Conclusão

Pode se observar durante a elaboração do trabalho que a preocupação com a autenticidade e preservação dos documentos, são os dois maiores pontos discutidos acerca da digitalização dos documentos.

No quesito autenticidade conforme apresentado existe a tecnologia Blockchain, que tem estabilidade há 10 anos e como se analisou irá se firmar cada vez mais. Seu problema se dá por não guardar o documento em si e somente sua assinatura digital.

Surge então a aflição em torno da preservação dos documentos, que sofrem com a inconstância das tecnologias, que prejudicam no ponto em que quando se tornam obsoletas, ocorre a perda dos arquivos ali armazenados. Como o exemplo apresentado, se o formato PDF entrar em esquecimento os documentos armazenados com esse formato acabam sendo perdidos.

Conclui-se então que para digitalizar os documentos é necessário um ambiente que ofereça toda tecnologia necessária e a preocupação de estar sempre atualizando os suportes de armazenamento de forma a evitar a perda dos documentos. 

E não se deixar enganar com a ideia de que como os documentos são digitalizados, somente um profissional da área de tecnologia será necessário na gestão desses documentos, esquecendo da importância do arquivista.

Referências: https://pastebin.com/cfbAtYCM